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Order Administrator Finance

unbefristet

Heidelberg

Wir sind Collins Aerospace

Bei Collins Aerospace arbeiten wir Seite an Seite mit unseren Kunden, um die härtesten Herausforderungen in der Luft- und Raumfahrt und der Verteidigung zu meistern. Wir kombinieren grenzenlose Fantasie mit einem breiten Portfolio und einem unübertroffenen Engagement für unsere Kunden. Mit einem umfassenden Portfolio, umfassenden Fähigkeiten und breitem Fachwissen entwickeln wir intelligente Lösungen, um den Anforderungen eines sich schnell entwickelnden globalen Marktes gerecht zu werden - und das alles mit den besten Innovationen und Technologien für die von uns belieferten Branchen.

Wir definieren die Luft- und Raumfahrt neu. Unser Firmensitz in Heidelberg verfügt über folgende Kernkompetenzen:

• Avionik-Systeme

• Bordelektronik für Landfahrzeuge

• Produkte für die Raumfahrt

Ihre Aufgaben:

Kundenanfragen und Angebotserstellung

Kundenanfragen in- und ausländischer Kunden entgegennehmen und - nach Absprache und Koordination mit den jeweiligen Fachbereichen (Programm-Management und Vertragsabteilung) - Zuständigkeit definieren

Detailunterlagen für Angebote (Datenblätter, technische Beschreibungen und Dokumentationen) einholen, zusammenstellen und ggfs. ergänzen. Lieferzeiten prüfen und - in Absprache mit den Fachbereichen - Liefer- und Zahlungsbedingungen festlegen. Standardisierte Angebote auf Basis der aktuellen Preisliste bzw. der Zulieferangebote – ggfs. in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung - erstellen

Auftragsabwicklung

Kundenbestellungen auf Vollständigkeit prüfen und ggfs. mit dem Angebot abgleichen, Lieferzeiten nach Absprache mit den Fachbereichen festlegen und Aufträge in ERP System erfassen, notwendige Exportdokumente (Ursprungszeugnisse, Lizenzen, Zollerklärungen, Akkreditive) beschaffen und prüfen, Lieferpapiere erstellen, Auslieferungen termingerecht veranlassen und Ausgangsrechnungen zeitnah erstellen. Abwicklung von Gutschriften und Nachbelastungen (z.B. Eskalationen)

IntercompanyBestellungen

Eigenverantwortliche Erstellung und Abwicklung der IntercompanyBestellungen auf Basis der zugrundeliegenden Kundenaufträge

Planungs- und Überwachungstätigkeiten

Termin- und Zahlungspläne ausarbeiten und überwachen Vollständige und termingerechte Bereitstellung sämtlicher zur Vertragserfüllung notwendigen Unterlagen Akkreditive und evtl. erforderliche Bankbürgschaften – in Zusammenarbeit mit der Vertragsabteilung – beantragen, auf sachliche Richtigkeit prüfen und evtl. notwendige Änderungen und Ergänzungen veranlassen. Reporting (z.B. Order-Intake, On-time delivery-report, Billing due-list, Overdue invoices, Delinquent Milestones)

Stammdatenpflege

Regelmäßige Prüfung der Stammdaten und Veranlassung von evtl. notwendigen Änderungen

Ihr Profil:

• 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung

• Erste Berufserfahrung im Bereich Order Administration wünschenswert

• Gute Kenntnisse der MS Office Programme

• Kenntnisse in ERP-Systemen, z.B. SAP

• Gute englische Sprachkenntnisse

• Teamfähig und gewissenhaftes Arbeiten

Was wir Dir bieten:

• Bezahlung nach dem Entgeltrahmenvertrag der IG Metall

• Flexible Arbeitszeiten

• 30 Tage bezahlter Urlaub

• Sonderurlaub zur Betreuung von Kleinkindern und Pflegebedürftigenr

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge

• Betriebliches Gesundheitsmanagement

• Betriebskantine mit gesundheitsbewusster Verpflegung

• Interne und externe Schulungsmaßnahmen

• Globale Karrieremöglichkeiten

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